Automatisierte File- & E-Mail-Archivierung mit Enterprise Vault


Wir sind einer der führenden VERITAS-Partner für Enterprise Vault in Deutschland

 

Enterprise-Archivierungslösung für die Zentralisierung und Automatisierung der Datenaufbewahrung

Das kennen Sie vermutlich auch: zu einem Vorgang oder Projekt gehören Dokumente, Daten, Besprechungsprotokolle und vor allem Mail-Verkehr, an dem wiederum häufig Dokumente angefügt sind. Für einen schnellen Überblick wäre wichtig, was jeweils der aktuelle Status, die aktuelle (Dokumenten-) Version ist und welche E-Mail-Kommunikation es dazu ggfs. gibt. Und an diesem Punkt wird es schwierig: wie das alles zusammenführen?

Die Lösung: mit der kombinierten Daten-/Dokumentenaufbewahrung und E-Mail-Archivierung von Veritas bekommen Sie genau das in den Griff.

Enterprise Vault: der schnellste Weg, um auf den aktuellen Stand zu kommen

Trotz modernster Systeme ist das gezielte Finden von Informationen mit zugehörigen Daten und Dokumenten in der aktuellsten Version immer noch eine zeitraubende Angelegenheit. Plakative Kostenberechnungen, wieviel Zeit Mitarbeitende mit der Suche nach Informationen tagtäglich verbringen gibt es zu Hauf.  Trotzdem bleibt der erhoffte "Quantensprung" häufig ein Wunsch, da die Anwendungen untereinander nicht ausreichend vernetzt sind. Die Komplexität steigt zusätzlich, wenn Daten und Dokumente mit E-Mailverkehr kombiniert werden sollen.

Fragen, die dann häufig auftauchen sind:

  • Ist das die aktuellste Version?
  • Welchen Mailverkehr gibt es dazu?
  • Wo finde ich Dokumente, die an Mails angehängt sind?
  • Kann ich das einfach löschen oder muss ich das aufbewahren?

Mit der automatisierten Daten-/Dokumentenaufbewahrung und E-Mail-Archivierung von Veritas sind all diese Fragen mit einer Komponente vom Tisch. Um mit der gegenwärtigen Datenflut fertig zu werden, müssen Unternehmen proaktiv Strategien für ein langfristiges Vorgangs- und Aufbewahrungs-Management entwickeln, die ihnen helfen, IT-Kosten zu senken und Geschäfts- und Sicherheitsrisiken zu reduzieren.

Die 4 wesentlichen Schritte für ein perfektes Aufbewahrungsmanagement:

  1. Zentralisieren Sie das Aufbewahrungsmanagement für E-Mails und Dokumente.
  2. Erweitern Sie Ihre Umgebung mühelos von wenigen verwalteten Benutzern auf mehrere Hundert oder sogar mehrere Tausend.
  3. Stellen Sie die Lösung in hybriden Konfigurationen oder in der Cloud bereit.
  4. Archivieren Sie Daten zur Verbesserung der Backup- und Wiederherstellungsleistung.

Das brauchen Sie dazu: die Veritas Enterprise Vault (EV) Suite

Tausende von Kunden weltweit verlassen sich auf Enterprise Vault als Grundlage für ihre Informations-Governance-Strategie

Intelligente Klassifizierung:
Inhalt klassifizieren, um eine granulare Aufbewahrung am Objekt zuzuweisen; eDiscovery- und Überwachungsprozesse werden nivelliert und optimiert.

Mehr Automatisierung:
EV unterstützt Sie, nur das zu speichern, was benötigt wird. Und das auch nur so lange, um geschäftliche und/oder behördliche Anforderungen zu erfüllen (Richtlinien zur Aufbewahrung von Informationen entsprechend GoBD, DSGVO, etc.).

Verbesserte Compliance:
Durch Stichproben und Überprüfung der elektronische Kommunikation, sowie Nutzung von Machine Learnung und Klassifizierung halten Sie automatisch alle relevanten Compliance-Vorgaben ein.

Mehr Effektivität:
Enterprise Vault beschleunigt Ihre Suche-Prozesse und vereinfacht interne Analysen durch eDiscovery und automatisierte Anträge auf Themenzugang.

Die Funktionen der Suite im Detail

  • Klassifizierung aller von Enterprise Vault archivierten Inhalte zur Verbesserung des Aufbewahrungsmanagements, eDiscovery und der Überwachung.
  • Neuklassifizierung des gesamten Archivs oder einzelner archivierter Elemente, um den Gesamtspeicherplatz zu reduzieren individuelle Aufbewahrungsregeln, um sich den verändernden Richtlinien oder Vorschriften zur Aufbewahrung anpassen zu können.
  • Verifizierung durch "Gated Deletion" zum Testen abgelaufener Elemente.
  • Nutzen Sie die Klassifizierung, um archivierte Elemente als permanent oder temporär zu kategorisieren und zu kennzeichnen.
  • Bewahren Sie dauerhaft erforderliche Aufzeichnungen in Ihren Räumlichkeiten auf und verschieben Sie temporäre Aufzeichnungen effizient in einen Cloud-Speicher.
  • Exportieren Sie permanente Aufzeichnungen in einem kompatiblen Format für die Langzeitarchivierung.
  • Archiviert Windows-basierte Dateiserver, um die Vorhersagbarkeit der Speicherung und die Verwaltung unstrukturierter Daten zu verbessern.
  • Veritas™ Data Insight, bietet Dateiberichte, Analysen und Visualisierungen, sowie eine Integration zur Unterstützung der Archivierung von Dateien.
  • Erfasst alle gesendeten und empfangenen E-Mails, unabhängig von Benutzerlöschungen, durch Journal-Archivierung aus unterstützten Mail-Quellen und indexiert archivierte E-Mails auf Inhaltsebene zur Stichprobennahme und Überwachung.
  • Enthält Veritas Enterprise Vault™ Compliance Accelerator, der einen Überwachungs-Workflow bietet, für Compliance- und Governance-konformes Arbeiten. Supervision integriert sich in die Klassifizierung und unterstützt das Lernen aus dem früheren Benutzerverhalten, um die Arbeitsbelastung der Prüfer zu reduzieren.
  • Erfasst alle gesendeten und empfangenen E-Mails, unabhängig von Benutzerlöschungen, durch Journal-Archivierung aus unterstützten Mail-Quellen und indexiert archivierte E-Mails auf Inhaltsebene für die Suche.
  • Enthält Veritas Enterprise Vault™ Discovery Accelerator, der einen eDiscovery-Fallmanagement-Workflow bietet mit Nachverfolgung der Chain-of-Custody.
  • Integration mit der Klassifizierung zur Rationalisierung von eDiscovery-Prozessen durch verbesserte Suchpräzision.
  • Mailbox-Archivierung für u.a. Microsoft Exchange Server (vor Ort oder online), einschließlich Vault Cache für den Offline-Zugriff auf archivierte E-Mails und für die nahtlose Kontrolle der Postfachgröße.
  • Dateiarchivierung von u.a. Windows, NetApp, zur Speicheroptimierung.
  • Archivierung von Inhalten ausgehend von Microsoft SharePoint, Skype sowie von Multifunktionsgeräten, die SMTP (Simple Mail Transport Protocol) unterstützen. Bildarchivierung erfolgt mittels OCR (optische Zeichenerkennung).

Die Vorteile eines perfekten Aufbewahrungsmanagements im Überblick:

DSGVO-Konformität wahren

Richten Sie in Enterprise Vault richtlinien-    gestützte Prozesse ein, die unabhängig vom Benutzerverhalten ablaufen. Auf diese Weise können Sie DSGVO-Vorschriften zuverlässig einhalten.

Schnelles Finden, Flexibilität schaffen

Durch die intelligente Klassifizierung von Daten und Dokumenten wird der Suche-Prozess spürbar beschleunigt. Mit Enterprise Vault Search können Benutzer bequem auf archivierte Informationen zugreifen – wann und wo sie sie benötigen.

Technische Vorteile, Nachhaltigkeit

E-Mail-Server werden spürbar und nachhaltig entlastet, was zu einer Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70% führt.

Sie wollen mit uns gemeinsam loslegen? So gehen wir vor:

Schritt 1:  Analyse Ihres E-Mail-Aufkommens und Überführung des Bestandes ins Archiv

Schritt2:  Migration der PST Dateien ins Archiv

Schritt 3:  Entwicklung einer Archivierungsstrategie

Schritt 4:  Umsetzung unter Berücksichtigung der Retentiontimes

Ihr Ansprechpartner

Stefan Fuchs
Senior System Engineer

Whitepaper Enterprise Vault

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