Produktivität neu definiert - mit Microsoft Office 365 den Workplace 4.0 hybrid gestalten

 

Aus Ihrer Office-Suite wird Ihr Dokumenten- und Informations-Managementsystem: maximale Flexibilität für alle Mitarbeiter und Teams

Microsoft 365 ist die Produktivitäts-Cloud, die die Office-Anwendungen mit leistungsfähigen Cloud-Diensten, optimierter Geräteverwaltung und erweiterter Sicherheit vereint. Office 365 ist damit nicht nur "dieses Office aus der Cloud", sondern es führt Ihre gewohnte Produktivitätsumgebung aus Word, Excel, Outlook und Co. mit immer aktuellen Onlinediensten, wie OneDrive, Teams, Power BI u.v.m. zusammen. Wir gehen noch einen Schritt weiter und ermöglichen moderne Dokumentenverwaltung in Office 365. Das Ergebnis: schnelles Dokumentenhandling, kurze Suchezeiten und sicheres Arbeiten mit geschäftskritischen Dokumenten und Informationen

Das ist der moderne workplace 4.0: flexibel, mobil, sicher, hybrid gestaltbar.

Office 365 heißt nun Microsoft 365:

  • Microsoft 365 ist die Produktivitätscloud, die erstklassige Office-Anwendungen, intelligente Cloud-Dienste und erweiterte Sicherheit miteinander verbindet.
  • Gemacht für mobiles Arbeiten bei maximaler Security und integriert in einer All-in-one-Applikation. 
  • Mit Microsoft 365 und Microsoft Teams wird Arbeiten neu definiert! Chatten, Telefonieren, Onlinebesprechungen und Zusammenarbeit in Echtzeit – all diese Funktionen können Sie jetzt vor Ort oder von unterwegs nutzen. Die Microsoft 365 Komplettlösung verbindet Teams, OneDrive-Cloudspeicher und Office-Apps mit erweiterter Sicherheit und ist für jedes Budget in der passenden Version verfügbar.

In 3 Schritten sind Sie startklar:

1. Anforderungsanalyse und Lizenzberatung

  1. Strategieentwicklung:
    Wir begleiten Ihre strategischen Entscheidungen rund um den Einsatz und Betrieb von Microsoft Office 365 mit Fachwissen und Erfahrung aus vielen Projekten.
  2. Konzeption:
    Wir erarbeiten mit Ihnen passende Konzept für Ihr Unternehmen, das die Aspekte der Technik, der Governance, der IT-Sicherheit und der Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur berücksichtigt.
  3. Lizenzberatung:
    Wir Unterstützen Sie bei der Wahl der richtigen Microsoft Office 365 Lizenz für Ihr Unternehmen.

2. Einführung und Installation

  1. Installation:
    Von der Registrierung des Tenants über die Anbindung des Active Directories bis zu Installation der Applikationen auf Ihrem Device (Workstation, Notebook, Smartphone) - verlassen Sie sich auf die Expertise unserer Consultants
  2. Migration:
    Wir zeigen Ihnen den bestmöglichen Weg in die Office365-Cloud und stehen Ihnen bei der Migration Ihrer Daten und Postfächer zur Seite
  3. Exchange Online oder eine Hybridlösung:
    Wir unterstützen Sie beim erfolgreichen Upgrade Ihrer bestehenden lokalen Exchange-Infrastruktur und der Verbindung mit Exchange Online.

3. Optimierung

  1. Moderne Dokumentenverwaltung:
    Auf Basis der Office365 Kernelemente SharePoint, OneDrive und Teams implementieren wir eine moderne und schlanke Umgebung zur Verwaltung Ihrer Dokumente.
  2. DSGVO und GoBD-Konformität:
    Revisionssichere Archivierung auf SharePoint? Ja, das geht … und wir zeigen Ihnen wie. > Zusammenarbeit leicht gemacht: Mobile first, Mobile only, hybrid, alles im Team - wir optimieren TEAMS für maximale Produktivität in der Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter
  3. Backup-Beratung:
    Wir helfen Ihnen dabei eine passende und sichere Backup-Strategie für Ihre Office 365 Umgebung umzusetzen.
  4. Managed Services:
    Beim Betrieb Ihrer Office 365 Infrastruktur bieten wir Ihnen den Support, den Sie benötigen und helfen Ihnen bei der ständigen Anpassung Ihrer Umgebung an Ihre Anforderungen.

Das erreichen Sie mit Microsoft Office 365

Transparenz & sichere Mobilität

Sie sind sich sicher, immer mit der neuesten Dokumentenversion zu arbeiten.

Alle berechtigten Mitarbeiter haben ortsunab-hängig Zugriff auf die Dokumente.

Die mobile Verfügbarkeit der Dienste und Daten liegt bei 99,9%. Mobilität jederzeit und an jedem Ort.

Einfachheit & klare Versionierung

Endlich keine Dokumente mehr vermailen. Ein One-Drive-Link genügt und alle arbeiten mit der gleichen Version.

Abbau von Daten-Silos und Entflechtung von Anwendungen mit sich überschneidenden Funktionen.

Dadurch: Ihre IT ist immer auf dem neuesten Stand dank regelmäßiger (kostenloser) Produkt- und Funktionsupdates bei gleichzeitiger Reduzierung der Lizenz- und Betriebskosten.

 

Automatisierte Geschäftsprozesse:

Mit Sharepoint und Power Automation erstellen Sie automatisierte Workflows, die Ihre bevorzugten Apps und Dienste verbinden.

Dadurch: Erhöhung der Wertschöpfung durch effiziente und effektive Kollaboration.

Die durchgängige Standardisierung Ihrer mobilen Arbeitsplätze hilft Kosten und Service-Leistungen zu reduzieren.

 

So funktioniert das: Nutzen Sie das volle Potenzial der Dokumentenverwaltung in Office 365 und erweitern dieses Eco-System um eine Archiv-Komponente

Erreichen Sie mehr Produktivität und Sicherheit mit Office 365 und intelligenter Dokumentenverwaltung


In der Verbindung liegt die Intelligenz:
Durch die Integration von frei wählbaren Office 365-Modulen, vorhandenen Archivsystemen und dem verbindenden "Management" entstehen die Synergie-Effekte, die Sie sich immer gewünscht haben. Damit gelangen Sie schneller zu den gesuchten Dokumenten und vermeiden langwierige Suchezeiten in veschiedenen Ablageorten.

In der Verbindung liegt die Sicherheit:
Vertrauen Sie auf unsere DMS-, Backup- und Archivierungs-Kompetenzen und Lösungen, um höchste DSGVO-Konformität zu erreichen.

Dokumentenmanagement mit Office 365 und Sharepoint

Technologien sollten den Arbeitsalltag erleichtern. Das geht am besten, wenn die Arbeitsumgebung auf die Situation der Mitarbeiter und Ihres Unternehmens angepasst wird.

Keine zeitraubenden Workarounds, übertrieben lange Klickpfade oder lästige Medienbrüche sollen beim Erledigen der Aufgaben stören. Mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten, moderne Kommunikationsmittel und das Vermeiden von unnötigen Tätigkeiten müssen heutzutage der Standard beim Arbeiten sein.

Daher bildet unsere Verbindung aus DMS mit Office 365 und Sharepoint den Dokumenten-Lifecycle optimal ab:

  • von der Generierung des Dokuments
  • bis zur Archivierung und
  • dem schnellen Finden durch eine klare Ablage- und Versionierungsstruktur.

So gehen wir vor:

Schritt 1: Konzipieren

Für eine erfolgreiche Erweiterung von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem erfassen wir zunächst die Prozessanforderungen der betroffenen Abteilung(en), definieren und konfigurieren Meta-Informationen zur Dokumentklassifizierung.

Schritt 2: Implementieren

Wir richten die erforderlichen Dokumenten-bibliotheken inkl. Dokumentversionierung, ggf. auch OneDrive for Business für die Anwender ein. Dies beinhaltet auch die gewünschten Anforderungen an ein Dokumentreporting und an das Wiederauffinden von Dokumenten.

Schritt 3: Feinjustieren

Die Suchfunktionen der Plattform werden so erweitert, dass eine effektive Suche mit sinnvollen und einfach nutzbaren Suchverfeinerungskriterien bereitgestellt wird.

Das Ergebnis:

Im Ergebnis erhalten Sie bereits mit den Standardfunktionen der Plattform Microsoft SharePoint und wenigen, kompakten Konfigurationseinstellungen ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System, dass von den Anwendern auch wirklich akzeptiert wird. Es entsteht nicht nur ein vollwertiger Ersatz für die Ablage von Dokumenten auf klassischen Netzwerkfreigaben, sondern darüber hinaus wird die Strukturierung, Suche und Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Prozessautomatisierung & Workflows

Sie wollen zeitaufwendige Aufgaben und Prozesse über verschiedene Anwendungen hinweg verbinden? Dann brauchen Sie individuelle Workflow-Lösungen für Ihr gesamtes Unternehmen, individualisiert für Abteilungen oder einzelne Funktionen. Mit dem cloudbasierten Dienst Microsoft Power Automate ist das individuell machbar. Einfach, schnell, unkompliziert.

Zusätzlich können Sie mit Power Automate automatisierte Workflows für regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte und Prozesse selbst erstellen. Für die alltäglichen Routinearbeiten müssen Sie lediglich einmalig einen „Workflow“ erstellen – und diesen dann künftig automatisiert ohne manuelles Zutun ausführen lassen.

Backup & revisionssichere Archivierung

Haben Sie die Kontrolle über Ihre Office 365-Daten? Können Sie auf alle nötigen Objekte zugreifen? ... und falls Sie sich schon einmal gefragt haben, warum Sie ihre Office 365 Daten überhaupt sichern sollen, lautet die Antwort ganz banal: Weil es sonst keiner für Sie tut.

Microsoft stellt die Infrastruktur und auch Anwendungen zur Verfügung und sie haben die Möglichkeit, jederzeit auf die Daten zuzugreifen. Dass bedeutet jedoch nicht, dass Sie kein Backup Ihrer unternehmenskritischen Office 365-Daten benötigen. Bei Office 365 gehören die Daten - wie auch bei onPremises Lösungen - Ihnen. Das heißt, Sie haben die Kontrolle und sind aber natürlich auch für den Schutz der Daten verantwortlich.

Mit unserer voll integrierten Backup-Lösung binden Sie ihre Office 365 Daten in Ihre tägliche Datensicherung nahtlos ein und sind gegen Datenverlust gesichert.

Revisionssicher archivieren

Sharepoint Online beinhaltet, abhängig vom gewählten Tarif, Funktionen, die den Anforderungen der Revisionssicherheit genügenden Systembetrieb ermöglichen. Die Anforderungen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung können mit den Funktionen aus SharePoint Online in Verbindung mit organisatorischen Maßnahmen umgesetzt werden.

Sharepoint bietet für die Umsetzung dieser Anforderungen folgende Möglichkeiten:

  • Zentrales Datenarchiv (Records Center) oder
  • In-Place-Archivierung / Retention Labels

Resümee:

Unter Berücksichtigung der Besonderheiten (abhängig vom Unternehmen, Betrieb von Sharepoint Online) und mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist mit Sharepoint eine revisionssichere Archivierung möglich.

Wichtig zu wissen:

Office 365 bietet zwar die Funktionen "Papierkorb" und "Versionierung von Dokumenten", beide sind aber nur bedingt geeingnet:

  • Die beiden Optionen Papierkorb und Versionsverwaltung arbeiten auf der sog. Einzelpostenebene (line item level) und sind folglich nicht für die Wiederherstellung größerer Datenmengen sowie kompletter Ordner oder Mailboxen geeignet. Und:
  • Eine zeitpunktbezogene Datenwiederherstellung wie bei einem klassischen Backup ist mit keiner der beiden Optionen möglich.

Sie wollen mit uns gemeinsam in Office 365 einsteigen? So gehen wir vor:

Schritt 1: Analyse der Geshäftsprozesse und Daten- und Dokumentenbestände

Schritt2: Ausarbeiten des O365-Konzeptes in Bezug auf: Lizenzierung, Infrastruktur, Mail-Server-Migration, sowie Einführung/Optimierung von Sharepoint Online, Backup- und Archivierungs-Vorgänge.

Schritt 3: Implementierung und Schulung Ihrer Mitarbeiter; Service-Bausteine

Ihr Ansprechpartner

Stefan Zeiller
Technical Sales Manager Business Development

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