Produktivität neu definiert - mit Microsoft Office 365 den Workplace 4.0 hybrid gestalten

 

Aus Ihrer Office-Suite wird Ihr Dokumenten- und Informations-Managementsystem: maximale Flexibilität für alle Mitarbeiter und Teams

Microsoft 365 ist die Produktivitäts-Cloud, die die Office-Anwendungen mit leistungsfähigen Cloud-Diensten, optimierter Geräteverwaltung und erweiterter Sicherheit vereint. Office 365 ist damit nicht nur "dieses Office aus der Cloud", sondern es führt Ihre gewohnte Produktivitätsumgebung aus Word, Excel, Outlook und Co. mit immer aktuellen Onlinediensten, wie OneDrive, Teams, Power BI u.v.m. zusammen. Wir gehen noch einen Schritt weiter und ermöglichen moderne Dokumentenverwaltung in Office 365. Das Ergebnis: schnelles Dokumentenhandling, kurze Suchezeiten und sicheres Arbeiten mit geschäftskritischen Dokumenten und Informationen

Das ist der moderne workplace 4.0: flexibel, mobil, sicher, hybrid gestaltbar.

Das erreichen Sie mit Microsoft Office 365

Transparenz & sichere Mobilität

Sie sind sich sicher, immer mit der neuesten Dokumentenversion zu arbeiten.

Alle berechtigten Mitarbeiter haben ortsunabhängig Zugriff auf die Dokumente.

Einfachheit & klare Versionierung

Endlich keine Dokumente mehr vermailen. Ein One-Drive-Link genügt und alle arbeiten mit der gleichen Version.

Automatisierte Geschäftsprozesse:

Mit Sharepoint und Power Automation erstellen Sie automatisierte Workflows, die Ihre bevorzugten Apps und Dienste verbinden.

So funktioniert das: Nutzen Sie das volle Potenzial der Dokumentenverwaltung in Office 365 und erweitern dieses Eco-System um eine Archiv-Komponente

Erreichen Sie mehr Produktivität und Sicherheit mit Office 365 und intelligenter Dokumentenverwaltung


In der Verbindung liegt die Intelligenz:
Durch die Integration von frei wählbaren Office 365-Modulen, vorhandenen Archivsystemen und dem verbindenden "Management" entstehen die Synergie-Effekte, die Sie sich immer gewünscht haben. Damit gelangen Sie schneller zu den gesuchten Dokumenten und vermeiden langwierige Suchezeiten in veschiedenen Ablageorten.

In der Verbindung liegt die Sicherheit:
Vertrauen Sie auf unsere DMS-, Backup- und Archivierungs-Kompetenzen und Lösungen, um höchste DSGVO-Konformität zu erreichen.

Dokumentenmanagement mit Office 365 und Sharepoint

Technologien sollten den Arbeitsalltag erleichtern. Das geht am besten, wenn die Arbeitsumgebung auf die Situation der Mitarbeiter und Ihres Unternehmens angepasst wird.

Keine zeitraubenden Workarounds, übertrieben lange Klickpfade oder lästige Medienbrüche sollen beim Erledigen der Aufgaben stören. Mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten, moderne Kommunikationsmittel und das Vermeiden von unnötigen Tätigkeiten müssen heutzutage der Standard beim Arbeiten sein.

Daher bildet unsere Verbindung aus DMS mit Office 365 und Sharepoint den Dokumenten-Lifecycle optimal ab:

  • von der Generierung des Dokuments
  • bis zur Archivierung und
  • dem schnellen Finden durch eine klare Ablage- und Versionierungsstruktur.

So gehen wir vor:

Schritt 1: Konzipieren

Für eine erfolgreiche Erweiterung von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem erfassen wir zunächst die Prozessanforderungen der betroffenen Abteilung(en), definieren und konfigurieren Meta-Informationen zur Dokumentklassifizierung.

Schritt 2: Implementieren

Wir richten die erforderlichen Dokumenten-bibliotheken inkl. Dokumentversionierung, ggf. auch OneDrive for Business für die Anwender ein. Dies beinhaltet auch die gewünschten Anforderungen an ein Dokumentreporting und an das Wiederauffinden von Dokumenten.

Schritt 3: Feinjustieren

Die Suchfunktionen der Plattform werden so erweitert, dass eine effektive Suche mit sinnvollen und einfach nutzbaren Suchverfeinerungskriterien bereitgestellt wird.

Das Ergebnis:

Im Ergebnis erhalten Sie bereits mit den Standardfunktionen der Plattform Microsoft SharePoint und wenigen, kompakten Konfigurationseinstellungen ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System, dass von den Anwendern auch wirklich akzeptiert wird. Es entsteht nicht nur ein vollwertiger Ersatz für die Ablage von Dokumenten auf klassischen Netzwerkfreigaben, sondern darüber hinaus wird die Strukturierung, Suche und Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Prozessautomatisierung & Workflows

Sie wollen zeitaufwendige Aufgaben und Prozesse über verschiedene Anwendungen hinweg verbinden? Dann brauchen Sie individuelle Workflow-Lösungen für Ihr gesamtes Unternehmen, individualisiert für Abteilungen oder einzelne Funktionen. Mit dem cloudbasierten Dienst Microsoft Power Automate ist das individuell machbar. Einfach, schnell, unkompliziert.

Zusätzlich können Sie mit Power Automate automatisierte Workflows für regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte und Prozesse selbst erstellen. Für die alltäglichen Routinearbeiten müssen Sie lediglich einmalig einen „Workflow“ erstellen – und diesen dann künftig automatisiert ohne manuelles Zutun ausführen lassen.

Backup & revisionssichere Archivierung

Haben Sie die Kontrolle über Ihre Office 365-Daten? Können Sie auf alle nötigen Objekte zugreifen? ... und falls Sie sich schon einmal gefragt haben, warum Sie ihre Office 365 Daten überhaupt sichern sollen, lautet die Antwort ganz banal: Weil es sonst keiner für Sie tut.

Microsoft stellt die Infrastruktur und auch Anwendungen zur Verfügung und sie haben die Möglichkeit, jederzeit auf die Daten zuzugreifen. Dass bedeutet jedoch nicht, dass Sie kein Backup Ihrer unternehmenskritischen Office 365-Daten benötigen. Bei Office 365 gehören die Daten - wie auch bei onPremises Lösungen - Ihnen. Das heißt, Sie haben die Kontrolle und sind aber natürlich auch für den Schutz der Daten verantwortlich.

Mit unserer voll integrierten Backup-Lösung binden Sie ihre Office 365 Daten in Ihre tägliche Datensicherung nahtlos ein und sind gegen Datenverlust gesichert.

Revisionssicher archivieren

Sharepoint Online beinhaltet, abhängig vom gewählten Tarif, Funktionen, die den Anforderungen der Revisionssicherheit genügenden Systembetrieb ermöglichen. Die Anforderungen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung können mit den Funktionen aus SharePoint Online in Verbindung mit organisatorischen Maßnahmen umgesetzt werden.

Sharepoint bietet für die Umsetzung dieser Anforderungen folgende Möglichkeiten:

  • Zentrales Datenarchiv (Records Center) oder
  • In-Place-Archivierung / Retention Labels

Resümee:

Unter Berücksichtigung der Besonderheiten (abhängig vom Unternehmen, Betrieb von Sharepoint Online) und mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist mit Sharepoint eine revisionssichere Archivierung möglich.

Wichtig zu wissen:

Office 365 bietet zwar die Funktionen "Papierkorb" und "Versionierung von Dokumenten", beide sind aber nur bedingt geeingnet:

  • Die beiden Optionen Papierkorb und Versionsverwaltung arbeiten auf der sog. Einzelpostenebene (line item level) und sind folglich nicht für die Wiederherstellung größerer Datenmengen sowie kompletter Ordner oder Mailboxen geeignet. Und:
  • Eine zeitpunktbezogene Datenwiederherstellung wie bei einem klassischen Backup ist mit keiner der beiden Optionen möglich.

Sie wollen mit uns gemeinsam in Office 365 einsteigen? So gehen wir vor:

Schritt 1: Analyse der Geshäftsprozesse und Daten- und Dokumentenbestände

Schritt2: Ausarbeiten des O365-Konzeptes in Bezug auf: Lizenzierung, Infrastruktur, Mail-Server-Migration, sowie Einführung/Optimierung von Sharepoint Online, Backup- und Archivierungs-Vorgänge.

Schritt 3: Implementierung und Schulung Ihrer Mitarbeiter; Service-Bausteine

Ihr Ansprechpartner

Stefan Zeiller
Technical Sales Manager Business Development

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