Grafik - Dokumentenverwaltung mit Office 365 und Sharepoint

Office 365 und Sharepoint als Plattform für Dokumentenmanagement

20.01.2020

„Wer suchet, der findet“ oder „Wer strukturiert ablegt, findet schneller“

Technologien sollen den Arbeitsalltag erleichtern … eigentlich. Die Realität sieht oftmals anders aus und so kommt man nicht um die Annahme herum, dass digitale Dokumentenablagen wie das Filesystem auf dem Dateiserver kaum Vorteile ggü. dem Papierarchiv im Keller haben. Unnötig lange Klickpfade oder nervige Medienbrüche stören beim Erledigen der täglichen Aufgaben. Mobiles und ortunabhängiges Arbeiten, moderne Kommunikationsmittel und das Vermeiden von unnötigen Aufgaben sollten doch heutzutage der Standard beim Arbeiten sein.

Dokumente sicher verwalten

Office 365 bietet mit SharePoint die Möglichkeit, Ihre Dokumente sicher zu verwalten. Mit SharePoint als Enterprise Information Management System werden alle Phasen eines Dokumentenlebenszyklus unterstützt, beginnend mit der Dokumentenerstellung über die Verwaltung bis hin zur Sicherung und Archivierung.

Die Frage ist nur … WIE?

Die Standartkomponenten der Microsoft Office Suite bieten hier bereits grundlegende und integrierte Möglichkeiten, Dokumente sicher zu verwalten. Mit zusätzlichen Erweiterungen, Anpassungen und intelligenten Lösungen lässt sich Office 365 und Sharepoint in eine umfangreiche Informationsmanagement Plattform verwandeln und an Ihr Unternehmen anpassen.

Wir bei HENRICHSEN4itss haben uns darauf spezialisiert, Mitarbeiter mit Informationen zu verbinden. Unsere Lösungsansätze helfen Ihnen, wiederkehrende und zeitintensive Arbeiten zu optimieren, bzw. zu automatisieren und den Zugriff auf diese Informationen schnell und einfach zu ermöglichen.

https://www.scnsoft.com/blog-pictures/sharepoint/document-management---new/sharepoint-online-for-small-business-document-management-components.png

Die wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office 365 im Überblick

  • anpassungsfähige Rechteverwaltung
  • Anreicherung der Dokumente um Metadaten
  • Bearbeiten von Dokumentenmetadaten direkt in einer Office Anwendung
  • Dokumente parallel und gleichzeitig bearbeiten oder Schutz vor zeitgleicher Bearbeitung
  • Dokumentenmappen zur inhaltlichen Gruppierung
  • Dokumentenvorlagen
  • eindeutige Dokumenten-ID
  • ideale Integration in die Office- & Windowswelt
  • Metadaten- und/oder Volltextbasierte Suche
  • Minor- und Majorversionierung
  • Office Web Apps
  • Offlinebearbeitung und automatische Synchronisation
  • revisionssichere Archivierung
  • Taxonomie und Metadaten Management
  • Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus durch Workflows
  • Views und Filterung

Kostenloses Business Breakfast

Besuchen Sie uns dazu auf unserem Business Breakfast „Dokumentenverwaltung mit Office 365 und Sharepoint“ am 26. März 2020 in Straubing.

Erfahren Sie wie sich Ihre Office 365 Dokumente mit einfachen Mitteln, schnell und kostengünstig organisieren, strukturieren und verwalten lassen.

Darüber hinaus zeigen wir Ihnen Möglichkeiten, wie sie Office 365 Daten sauber in Ihr tägliches Backup einbinden.

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